第四章 档案
第一节 机构与管理
机构
1951年12月，合肥市人民政府办公室下设档案室，为合肥市设立最早的机关档案室。1954年，中共合肥市委办公室亦下设档案室。由此，合肥市档案工作按党政两条线分别管理。
1959年，市人委设档案馆，与档案室(科)为一个机构两个牌子。
1966年“文化大革命”运动开始后不久，市级党政机关受运动冲击瘫痪，档案管理工作也因此停止。
合肥市档案工作机构沿革示意图
1976年2月，市委档案科恢复。1980年4月，成立合肥市档案局，同时恢复档案馆，市档案局与市档案馆实行一个机构两块牌子，合署办公，主要负责集中保管全市的党政档案、科技档案及各类专门档案，并对全市档案工作进行管理，为综合性档案局、馆。
1985年，全市计有专兼职档案干部965人。机构除设有市档案局(馆)外，尚设有合肥市基本建设档案馆。此外，全市县以上单位亦相应建立了档案室，总数计119个。
档案接收
合肥市档案馆在“文化大革命”前接收了市委、市人委机关档案室的档案、部分撤销单位的档案以及“四清”运动试点单位的档案；1980年后，接收了包括区局机关1976年前的文书档案、撤销机关的档案、市委组织部移交的死亡干部档案、无头干部档案，计有700多卷。
1983年，接收了33个单位4095卷档案进馆，其中包括两家撤并单位的档案169卷。1984年，全年接收11家单位8677卷档案，其中包括市委组织部移交的5609卷死亡档案、无头干部档案。1985年，接收市人民银行、市建设银行、市邮政等8个单位1461卷档案。
档案整理
1970年8月26日，合肥市革委会要求各单位组织力量，整理档案，建立档案管理制度。市革委会办事组成立文件档案整顿组，对市委、市委组织部、工交政治部、财贸政治部、统战部、政法部、市直党委、市档案馆、“四清”总团、市人委、人事局、总工会、团市委、妇联、监委、农办等机构的积存文件和档案进行清理和整理。至1972年，整理4000多卷，存市革委会机关档案室。
1981～1985年，档案整理工作基本上与接收工作同步进行。对一些档案工作基础较差的立档单位，由市档案局(馆)派专业人员进行指导和帮助。从1985年起，市档案局、馆对各区、市直部、委、办、局、各工业公司、市各银行的1976年以后的文书档案进行验收发证。
市档案馆的全宗划分工作是从1985年开始进行的。根据国家档案局颁发的《档案馆工作通则》和省档案局关于划分档案全宗的意见，市档案馆结合合肥的具体情况，对进馆档案和具备立档单位条件的未进馆档案进行一次性的全宗划分。并对全宗划分作了简要说明，主要是：1、市委及其部、委、办等工作部门的档案成立一个全宗；2、市纪律检查委员会的档案单划全宗；3、市革命委员会的档案单划全宗；4、市属机关与企事业单位在“文革”期间形成的档案不单划全宗；5、撤销单位的档案，凡数量较多的单划全宗；凡数量较少的，按行业归属成立全宗汇集。经过划分，馆藏和未进馆的档案共划分125个全宗。详见下表：
市档案局在整理档案的过程中，组织人员，开展了分类编纂档案资料汇集的工作。自1980年后，合肥市档案局先后编纂成书的档案资料汇集有《中共合肥市历次党代表大会简介》、《合肥地区二千一百年自然灾害史料》、《合肥历届人代会概述》、《中共合肥市委机构沿革》、《合肥市劳动模范事迹材料简编》等，总字数达22.1万，有力地促进了档案的开发利用。
档案保管
“文化大革命”前，市档案馆建立后，没有开展正常的业务工作，只是配置十多套档案柜橱，存放着已接收的档案。
1980年档案馆恢复后，档案保管情况大有变化，首先是添置了大量的装具。到1985年，已有铁皮柜154套，木制柜23套。档案按全宗存放，一个全宗的档案集中在一起。案卷的排列按永久、长期混放，同一年度的永久卷排前。长期卷排后。同一全宗的档案编一个大流水号。
在档案保护方面，主要采取密封和自然通风相结合的措施，并控制库房温度。进入库房有三道门，一道铁门，两道木门。库房区设置了灭火器材，并制定了《安全保密制度》。
检索工具编制
市档案馆的档案检索工具为簿册式，分别为案卷目卷、人名索引(干部任免、调动、人员处理、工资调整、转正定级等)、土地征用索引，共146册8767页。除案卷目录外，另有32个全宗编制了不同种类的检索工具，占全部全宗的52％。
1986年，市档案馆编制《合肥市档案馆指南》，这是市档案馆第一种大型检索工具。该《指南》分为四个部分：合肥概况、档案馆概况、档案情况介绍、档案供阅手续、制度、方法和有关索引介绍，约10万字，较详细地介绍了市档案馆的各方面情况，既给利用市馆的档案提供了线索，又向社会宣传了档案工作。
档案业务指导
1958年以前，全市档案业务指导工作，市属党群系统由市委办公室负责；市属政府系统、企事业单位由市人委办公室负责。1958年12月之后，合肥市及所属县的党政档案业务指导工作全部由市人委办公室负责。
业务指导的内容有三个方面：1、宣传党和国家关于档案工作的方针、政策，使基层的档案工作者及时了解和掌握有关的方针、政策，照章办事。2、采用多种方式向基层档案专业人员传播业务知识，以提高他们的业务工作能力。3、市档案主管部门派专业人员到各单位帮助文档人员整理积存文件，边整理、边讲解，指导立卷。
1981～1985年，市档案馆在大批接收档案过程中，采取三种方式指导立卷：1、对于档案工作基础较好的单位，派人上门查看案卷质量，作一般性的指导；2、对于基础工作较差的单位，市档案局派人上门，和该单位的档案人员一起整理积存文件，边整理、边指导；3、对于基础工作很差，整理积存文件有困难的，采取连人带档案一起请到市档案局，由市档案局派人指导分类立卷。
业务培训
1955年4月，市委办公室举办全市文书档案工作人员业务培训班，参加人员有市直各单位、各区的文书档案干部。
1956年10月下旬，市委办公室利用业余时间，举办党群系统文书人员业务学习班，主要学习文书立卷业务和编写案卷类目。
1958年5月上旬，市人委办公室举办一次全市各单位档案人员业务学习班，时间为一天半。1964年8月，市档案科、馆举办一期文书档案业务知识讲座，采取集中听课，分组讨论的方式，训练了近百名档案干部。1976年上半年，全市共举办了27期学习班，培训了200多名档案干部。
1980年8月下旬，市档案局举办技术档案业务讲座，讲座共分四次进行。此外，全年共组织和举办档案业务培训班8期，培训档案干部490余人(其中参加省办培训班1期50多人，市档案局自办1期300多人，市档案局与主管局合办6期140余人)。
1981年10月至12月，市档案局举办两期由部、委、办、区、局文档人员参加的业务培训班，参加单位73个，培训人员77人。这两期业务培训班每期时间为20天，半天参加培训班业务学习，半天回原单位工作。此外，市档案局还协助东市区、市二轻局、电子局、化工局举办了4期培训班，共培训了130多人。
1982年2月15日至3月4日，市档案局举办全市档案人员培训班。此次培训对象是全市独立党支部以上单位的文档人员。文档人员半天参加业务学习，半天回单位工作。这次培训在结束时进行了测试，对217名成绩合格颁发了结业证书。
1983年，结合档案业务职称考试，市档案局举办了一期区局机关文档人员学习班，讲授了《文书学》、《档案管理学》、《科技档案管理学》、《档案保护技术学》、《档案史料编纂学》和《古汉语》等6门课程。
1984年，市档案局配合市电机电器工业公司、工商行政管理局、税务局、二轻局、纺织工业公司等系统，举办了文书档案、科技档案培训班各3期，培训文书、科技档案干部达125人次，约占档案干部队伍中新同志数的38％。
1986年，市档案局举办全市档案业务培训班1期，协助有关单位举办培训班6期，培训档案干部330人次。
1951年12月，合肥市人民政府办公室下设档案室，为合肥市设立最早的机关档案室。1954年，中共合肥市委办公室亦下设档案室。由此，合肥市档案工作按党政两条线分别管理。
1959年，市人委设档案馆，与档案室(科)为一个机构两个牌子。
1966年“文化大革命”运动开始后不久，市级党政机关受运动冲击瘫痪，档案管理工作也因此停止。
合肥市档案工作机构沿革示意图
1976年2月，市委档案科恢复。1980年4月，成立合肥市档案局，同时恢复档案馆，市档案局与市档案馆实行一个机构两块牌子，合署办公，主要负责集中保管全市的党政档案、科技档案及各类专门档案，并对全市档案工作进行管理，为综合性档案局、馆。
1985年，全市计有专兼职档案干部965人。机构除设有市档案局(馆)外，尚设有合肥市基本建设档案馆。此外，全市县以上单位亦相应建立了档案室，总数计119个。
档案接收
合肥市档案馆在“文化大革命”前接收了市委、市人委机关档案室的档案、部分撤销单位的档案以及“四清”运动试点单位的档案；1980年后，接收了包括区局机关1976年前的文书档案、撤销机关的档案、市委组织部移交的死亡干部档案、无头干部档案，计有700多卷。
1983年，接收了33个单位4095卷档案进馆，其中包括两家撤并单位的档案169卷。1984年，全年接收11家单位8677卷档案，其中包括市委组织部移交的5609卷死亡档案、无头干部档案。1985年，接收市人民银行、市建设银行、市邮政等8个单位1461卷档案。
档案整理
1970年8月26日，合肥市革委会要求各单位组织力量，整理档案，建立档案管理制度。市革委会办事组成立文件档案整顿组，对市委、市委组织部、工交政治部、财贸政治部、统战部、政法部、市直党委、市档案馆、“四清”总团、市人委、人事局、总工会、团市委、妇联、监委、农办等机构的积存文件和档案进行清理和整理。至1972年，整理4000多卷，存市革委会机关档案室。
1981～1985年，档案整理工作基本上与接收工作同步进行。对一些档案工作基础较差的立档单位，由市档案局(馆)派专业人员进行指导和帮助。从1985年起，市档案局、馆对各区、市直部、委、办、局、各工业公司、市各银行的1976年以后的文书档案进行验收发证。
市档案馆的全宗划分工作是从1985年开始进行的。根据国家档案局颁发的《档案馆工作通则》和省档案局关于划分档案全宗的意见，市档案馆结合合肥的具体情况，对进馆档案和具备立档单位条件的未进馆档案进行一次性的全宗划分。并对全宗划分作了简要说明，主要是：1、市委及其部、委、办等工作部门的档案成立一个全宗；2、市纪律检查委员会的档案单划全宗；3、市革命委员会的档案单划全宗；4、市属机关与企事业单位在“文革”期间形成的档案不单划全宗；5、撤销单位的档案，凡数量较多的单划全宗；凡数量较少的，按行业归属成立全宗汇集。经过划分，馆藏和未进馆的档案共划分125个全宗。详见下表：
市档案局在整理档案的过程中，组织人员，开展了分类编纂档案资料汇集的工作。自1980年后，合肥市档案局先后编纂成书的档案资料汇集有《中共合肥市历次党代表大会简介》、《合肥地区二千一百年自然灾害史料》、《合肥历届人代会概述》、《中共合肥市委机构沿革》、《合肥市劳动模范事迹材料简编》等，总字数达22.1万，有力地促进了档案的开发利用。
档案保管
“文化大革命”前，市档案馆建立后，没有开展正常的业务工作，只是配置十多套档案柜橱，存放着已接收的档案。
1980年档案馆恢复后，档案保管情况大有变化，首先是添置了大量的装具。到1985年，已有铁皮柜154套，木制柜23套。档案按全宗存放，一个全宗的档案集中在一起。案卷的排列按永久、长期混放，同一年度的永久卷排前。长期卷排后。同一全宗的档案编一个大流水号。
在档案保护方面，主要采取密封和自然通风相结合的措施，并控制库房温度。进入库房有三道门，一道铁门，两道木门。库房区设置了灭火器材，并制定了《安全保密制度》。
检索工具编制
市档案馆的档案检索工具为簿册式，分别为案卷目卷、人名索引(干部任免、调动、人员处理、工资调整、转正定级等)、土地征用索引，共146册8767页。除案卷目录外，另有32个全宗编制了不同种类的检索工具，占全部全宗的52％。
1986年，市档案馆编制《合肥市档案馆指南》，这是市档案馆第一种大型检索工具。该《指南》分为四个部分：合肥概况、档案馆概况、档案情况介绍、档案供阅手续、制度、方法和有关索引介绍，约10万字，较详细地介绍了市档案馆的各方面情况，既给利用市馆的档案提供了线索，又向社会宣传了档案工作。
档案业务指导
1958年以前，全市档案业务指导工作，市属党群系统由市委办公室负责；市属政府系统、企事业单位由市人委办公室负责。1958年12月之后，合肥市及所属县的党政档案业务指导工作全部由市人委办公室负责。
业务指导的内容有三个方面：1、宣传党和国家关于档案工作的方针、政策，使基层的档案工作者及时了解和掌握有关的方针、政策，照章办事。2、采用多种方式向基层档案专业人员传播业务知识，以提高他们的业务工作能力。3、市档案主管部门派专业人员到各单位帮助文档人员整理积存文件，边整理、边讲解，指导立卷。
1981～1985年，市档案馆在大批接收档案过程中，采取三种方式指导立卷：1、对于档案工作基础较好的单位，派人上门查看案卷质量，作一般性的指导；2、对于基础工作较差的单位，市档案局派人上门，和该单位的档案人员一起整理积存文件，边整理、边指导；3、对于基础工作很差，整理积存文件有困难的，采取连人带档案一起请到市档案局，由市档案局派人指导分类立卷。
业务培训
1955年4月，市委办公室举办全市文书档案工作人员业务培训班，参加人员有市直各单位、各区的文书档案干部。
1956年10月下旬，市委办公室利用业余时间，举办党群系统文书人员业务学习班，主要学习文书立卷业务和编写案卷类目。
1958年5月上旬，市人委办公室举办一次全市各单位档案人员业务学习班，时间为一天半。1964年8月，市档案科、馆举办一期文书档案业务知识讲座，采取集中听课，分组讨论的方式，训练了近百名档案干部。1976年上半年，全市共举办了27期学习班，培训了200多名档案干部。
1980年8月下旬，市档案局举办技术档案业务讲座，讲座共分四次进行。此外，全年共组织和举办档案业务培训班8期，培训档案干部490余人(其中参加省办培训班1期50多人，市档案局自办1期300多人，市档案局与主管局合办6期140余人)。
1981年10月至12月，市档案局举办两期由部、委、办、区、局文档人员参加的业务培训班，参加单位73个，培训人员77人。这两期业务培训班每期时间为20天，半天参加培训班业务学习，半天回原单位工作。此外，市档案局还协助东市区、市二轻局、电子局、化工局举办了4期培训班，共培训了130多人。
1982年2月15日至3月4日，市档案局举办全市档案人员培训班。此次培训对象是全市独立党支部以上单位的文档人员。文档人员半天参加业务学习，半天回单位工作。这次培训在结束时进行了测试，对217名成绩合格颁发了结业证书。
1983年，结合档案业务职称考试，市档案局举办了一期区局机关文档人员学习班，讲授了《文书学》、《档案管理学》、《科技档案管理学》、《档案保护技术学》、《档案史料编纂学》和《古汉语》等6门课程。
1984年，市档案局配合市电机电器工业公司、工商行政管理局、税务局、二轻局、纺织工业公司等系统，举办了文书档案、科技档案培训班各3期，培训文书、科技档案干部达125人次，约占档案干部队伍中新同志数的38％。
1986年，市档案局举办全市档案业务培训班1期，协助有关单位举办培训班6期，培训档案干部330人次。
