一、本志上限因事而异，下限为1990年。
二、本志体例形式为平行章节体。志首为序言、凡例、概述和大事记。主体部分记述定远县的自然和社会状况，共32章146节。横排门类，纵写史实，排列顺序为先自然后社会，先经济基础后上层建筑。志末设附录和后记。
三、本志为语体文、记述体。以文为主，辅以图表和照片。
四、记事详今略古，记述中不加评论，寓观点于记述之中。
五、本志以传、表、录三种形式记载人物。凡在县境内社会上有较大影响的已故人物，不论职位高低和是否本县人氏，均予入传。部分已故本县籍历史名人和作出一定贡献的在世人物则列表记之。革命英烈、著名的港澳台同胞、海外侨胞等则分类列入名录。
六、各历史时期政权、官职、军队番号，除日伪政权冠以“伪”字外，其余均用当时正式称谓。历史地名与今有异者括注今名。人物一般直书姓名。需简称的专用名词，只在首次出现的全称后加注简称。
七、中华人民共和国成立以前的历史纪年，均用当时年号，括注公元纪年，中华人民共和国成立以后用公元纪年，“年代”专指20世纪内不同时期。“解放前、后”以1949年1月18日中国人民解放军解放定远全境为准。“建国”专指中华人民共和国建立。
八、数字书写，依照1987年1月1日国家语言文字工作委员会等七个单位公布的《关于出版物上数字用法的试行规定》。
九、度量衡等计量单位，均按历史上本来使用的计算单位记写，一般不作换算。
十、人民币币值，一般注明为“某年不变价”，原始材料未换算者，本志不再换算。
十一、图表序号按所在章次编排。如“表2—5”为第二章第五表。
十二、本志资料，采自各级档案馆、图书馆的文献、书刊、旧志和本县各部门、部分乡镇及有关人士提供的资料，统计数据以县统计局资料为准，编纂时一般不注明出处。