第一章 档案的收集
第一节 建国后档案的收集
一、建国后机关档案的收集 建国后各机关、部队、人民团体、企业、事业单位（以下简称机关）所形成的档案，是档案室收集档案的主要来源。要使档案齐全完整和便于利用，关键是要把好文书或业务部门立卷归档关。1953年以前，安徽省没有统一的归档制度。各单位做法不一，有的机关把零散文件随办随归档；有的是成堆归档；有的是谁收谁办谁存。1953年8月22日中共安徽省委办公厅制订的《秘书工作守则》（草案）中规定：“文件办理结束后，由办文组负责归档的同志将全部档案（包括一切原稿、正件、附件）按规定整理好，逢星期一送档案室归档。未办结者，应由专人负责暂时保管，不得归档。不需归档保存者，均须详细登记经秘书处长或指定之秘书批准后烧毁，并实行双人监烧”。还规定“文件上有负责人签字之原稿（无论文件、通知、介绍信），都应归档保存，不得随便销毁。”1954年12月中共中央办公厅召开了党的第一次全国档案工作会议，讨论通过了《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》。3月中共安徽省委根据《条例》结合省委机关的实际情况，拟制了《省委机关文书处理工作和档案工作试行细则》，同年7月6日省委批准。《细则》中规定：“档案工作的基本原则，是集中统一管理机关档案，维护档案的完整与安全，便于机关工作，反对分散保存。”“省委机关各部门在工作中形成的文书材料（包括收文、收电、发文底稿、发电底稿、内部使用的文件以及电话记录、会议记录、出版物原稿、簿册、图表、照片、录音带等），均应向机关档案室移交作为档案保存。”随后省委办公厅在秘书处下设立了档案科，对省委文件进行收集整理与保管。 1956年11月，中共中央办公厅发布了《中国共产党县级党的机关文书处理和档案工作暂行办法》。中共安徽省委办公厅要求各县县委机关贯彻执行。 “暂行办法”规定：“领导人和机关各部门阅办完毕的文书（包括收文、发文、电话记录、内部文书簿册、照片等），应当及时交给文书处理人员集中保管和统一立卷，个人不得保存。”“几个部门会办的文书，由主办部门立卷；同其他机关联名发出的文书，本机关需留存一份立卷；党委机关起草的以国家机关或群众团体名义发出的文书，党委机关的定稿和有关收文留在本机关立卷。领导人因兼任其他职务所形成的文书，应当送交有关机关立卷。”“文书处理人员在向档案室移交案卷以前，要将全部案卷进行加工整理编目，第二年向档案室归档”。这个办法，中共安徽省委印发各县执行。 1956年4月16日国务院公布的《国务院关于加强国家档案工作的决定》中提出“全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。”文书处理部门立卷归档制度确定以后，有的机关不考虑内部机构的大小和职能等情况，一律强调由各办文部门立卷，规定了许多不必要的手续制度，使文书处理部门感到负担过重，有的档案室对文书处理部门缺乏具体的指导和帮助，因此，名义上虽是文书处理部门立卷，实际上还是档案室立卷，归档时突击整理。 中共安徽省委办公厅、省人民委员会办公厅，根据1956年国家档案局制定的《国家机关文书立卷工作和档案室工作暂行通则》，分别制定了《档案室工作试行细则》，《细则》强调，为了保证案卷的质量，档案室在没有接收档案材料之前，应协助立卷人进行一次案卷的检查，发现问题及时帮助解决，并要求文书处理部门将本年立成的案卷，于次年的2月份以前，向档案室移交。 1958年9月，省人委办公厅又发出了《关于并乡、并社成立人民公社档案管理的几点意见的通知》中规定：“区乡社档案向人民公社移交前，必须做好收集、整理工作，原散存在干部手里的文件、期刊，一定要交出，不得随身带走，并严禁随便销毁或出卖；过去做过工作，迄今没有文字记载的，应根据可能和需要，在并乡、并社时编写出历史资料，保存起来，以备今后查考利用。” 1959年安徽省档案管理局根据《国家机关文书立卷工作和档案工作暂行通则》及有关规定，结合全省情况，特制定了《安徽省机关文书立卷和档案工作暂行办法》。这个办法中规定：“各机关、应根据机关大小，文件多寡，居住情况等条件，确定立卷环节。”“凡是处理完毕需要立卷归档的文书材料，应及时交由立卷人员统一立卷，任何个人不得私自保存公务文书。”“各机关，须根据中共中央办公厅、国家档案局批准和颁发的《机关文书处理部门不需立卷和归档的文件范围》及《关于几项不归档文书材料的销毁暂行规定》的精神，结合自己的情况，具体地规定出不需立卷归档文书材料的范围，经本机关负责人批准施行，并送上极档案管理部门备案”。 1960年省档案局制定的《安徽省乡社文书档案工作试行办法》，对基层文书立卷归档工作作了进一步规定：“办结的文件，应当交由文书立卷人员定期归卷，不得由承办人无限期的保存，以免年终突击整理和丢失现象”。“乡社应当重视与加强各种资料（包括书刊、报纸以及干部群众编定的经验、请函、剧本等）的搜集与整理工作”，“各大队应当指定专人负责文书处理工作，每年形成的文书材料立成案卷保管两年后，移交给乡社档案资料室保管。乡社所形成的档案资料，在本乡社档案资料室，保管一定时间后，应按照上级档案管理部门的规定，向县（市）档案馆移交”。“各厂（场）、矿、商店、学校、医院等应当指定专人负责文书档案工作，每年形成的文书材料立成案卷，自行保管5年后，移交给乡社档案资料室单独保管”。 国家档案局1960年11月，召开全国档案室工作会议，通过了《机关档案室工作通则》，规定机关档案室的任务是收集、整理、保管和统计本机关的档案；督促和协助文书部门或有关人员，把需要归档的文件材料正确地进行立卷和划定保管期限，并按规定时间向档案室归档；定期把具有永久和长期保存价值的档案向档案馆移交；收集、整理、保管与本机关档案有关的内部书刊、参考资料。同时规定，“机关档案室应该将需要由档案馆永久和长期保存的档案，连同案卷目录一式三份，定期向档案馆移交。需要由档案馆永久和长期保存的档案，在机关档案室保存的年限，一般规定为：中央级、省（自治区、直辖市）级和地（市）级机关的档案15年左右；县（市）级以下机关的档案5年左右”。“机关撤销或有其它变动的时候，其档案的移交问题，由有关机关商得档案管理机关同意后处理。”“各种临时机构在工作结束以后，应该将全部档案整理好，交主管机关或有关机关的档案室保存，或者直接向档案馆移交。”1961年11月中共安徽省委办公厅召开了全省第二次党的机关秘书工作会议。会议对《中共安徽省委机关文书处理工作和档案工作施行细则》进行了修订。关于归档和接收方面的内容有所增加，原规定向机关档案室移交改为“省委机关某部门撤销时，其全部档案材料应由原部门整理立卷后，向省档案馆移交”。 1962年省档案局召开了各专市档案科、馆长会议，要求对《通则》贯彻执行情况进行检查，各机关结合自己的具体情况，制定机关工作细则或工作制度，督促和协助文书处理部门做好立卷归档工作。1966年以前，这项工作取得一定成效，“文化大革命”期间这项工作基本停顿下来。 1978年8月，全国档案工作会议提出“恢复、整顿、总结、提高”的任务，要求尽快把各级党、政机关和人民团体、企业、事业、人民公社等单位的档案室工作恢复和健全起来。此后，相继恢复了文书处理部门立卷归档制度。 1983年4月28日中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《机关档案工作条例》中，进一步强调“机关应建立、健全文件材料的归档制度。凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，均由文书部门或业务部门进行整理、立卷，并定期向档案部门归档。” 二、档案馆的收集 档案馆是永久保管档案的基地，它是长期和永久档案的最终归宿。 按照有关规定各级档案馆定期接收机关档案室具有永久和长期保存价值的档案。 接收范围。现行机关的档案，包括本级党政机关，群众团体及其二级机构、大型企事业单位形成的档案。经协商同意还可接收或代存同级民主党派机构形成的档案。 接收时间。为便于档案形成机关的工作需要，在本机关保存一段时间后，再由各级档案馆接收保管。60年代曾规定，县级机关保存5年，省级机关保存15年后，把永久和长期的档案移交给档案馆。1983年4月中共中央办公厅、国务院办公厅颁发的《机关档案工作条例》中，重新规定了向档案馆移交档案的期限，省级以上机关应将永久保存的档案在本机关保存20年左右，省辖市和县以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存10年左右。至于每一个机关的档案在本机关保存的年限，还要根据机关所处的环境、档案保管的状况等具体情况而确定。在特殊情况下，经过协商、可以提前或推迟接收。 接收要求。档案馆接收档案总的要求是：1．进馆的档案应保持全宗的完整性，一个机关的全部档案应作为一个整体，统一向一个档案馆移交。2．要坚持档案的质量标准。3．接收档案的同时，接收与档案有关的资料，立档单位的组织沿革、全宗介绍及有关的检索工具。4．接收档案时，交接双方必须办理一定的交接手续。一般先要与档案馆事先协商移交事宜，然后档案馆派人去指导，提出整理加工意见，机关档案室再按移交要求对档案进行加工整理，最后档案馆派人对质量等验收后，双方才正式开始交接，并根据移交目录清点核对，双方在文据上签名盖章。 1957年省委、省人委两个档案馆筹备处成立后，分别接收了1957年以前形成的省委及各部委、省政府及部分厅局的档案以及建国初期皖南、皖北区党委，皖南、皖北行署的档案。 1959年9月，安徽省档案馆制定了《安徽省档案馆工作简则》，《简则》规定：“接收省一级机关保管期满的档案。一般应在机关档案室保存五年后再接收，接收时结合鉴定，应销毁的留原机关按规定手续销毁，不应销毁的接收进馆”。还规定：“公安、司法、人事、技术档案暂不接收。”“在交接档案的同时，还要接收与档案有关的内部资料。”“收集重要著名人物个人形成的具有科学历史价值的文书材料。”1959年至1963年底，省馆共收集10多万卷档案和2万多册资料，其中安徽省委机关的档案31284卷；省政府系统共12个全宗，16998卷；撤销机关包括皖南、皖北区党委及皖南、皖北行署的档案共17790卷；旧政权档案44856卷。 80年代以来，国家档案局一再强调“丰富馆藏和大力开发档案信息资源”，要求各级档案馆不断扩大档案接收的范围和门类，建立起一个门类齐全、结构合理、管理科学，具有中国特色的档案事业体系，把国家全部历史档案和在社会主义建设中形成的档案收集保存起来的精神指导下，从而安徽省各级档案馆，普遍加强了档案的收集工作，并作为档案工作“六五”（1981～1985年）、“七五”（1986～1990年）期间的工作重点之一。 安徽省档案局馆从1980年开始，专门成立了由局馆领导、业务指导处、管理处人员参加的“三结合”档案接收小组，对省直机关54个厅局单位到期的档案进行了全面的了解。1981年省档案局馆拟制了《关于接收省直机关档案的初步意见》，同时向省直机关和各大学发出了《关于接收省直机关档案的通知》，提出了接收档案的范围和案卷质量的八条标准：1．归档文件齐全完整；2．分类清楚；3．保管期限划分准确；4．案卷标题简明确切；5．卷内文件，排列条理；6．去除书钉，编定张号；7．编制目录，装订整齐；8．书写封面，排列案卷。并要求移交前各单位要写好本机关的历史沿革及有关资料。 为确保进馆档案的质量，档案进馆前进行案卷质量检查验收，对凡符合接收标准的单位，发给“档案案卷验收合格证”，届时凭证向档案馆移交档案。省馆在省机械厅召开了档案接收试点现场会，总结了经验。然后制定了分期分批接收方案，有计划有步骤地对省直机关到期的档案及撤销机关的档案，进行了接收工作。 1983年，安徽省档案局根据国家档案局颁发的新的《档案馆工作通则》，作了如下规定：1．档案接收范围力求广泛，尽量丰富馆藏，省馆不仅接收省直一级和二级机构的永久档案，还要接收省属企事业单位的永久档案；不仅接收文书档案，还应接收科技档案、会计档案、教学档案以及其他专门档案。2．省级最高领导机关和厅局级机关、团体、企事业单位的永久档案是全省各级各类档案的核心部分，应确保齐全、完整。“三权”在省的地质、测绘、水文、气象、电力、邮电、银行等单位的档案，准备单独成立专业档案馆的不再向省档案馆移交档案。3．厅局下属单位的档案应列入省馆接收范围。4．高等院校除合肥工业大学等已决定建立档案馆的以外，其他高等院校的档案原则上都应进省档案馆。5．公检法等单位的档案按照国家档案局、最高人民法院、公安部过去的通知精神办理。为了便于利用，由公安机关和保卫组织自行保管，在相当长的时期内不进各级档案馆，诉讼档案一般可在本机关保管20年，然后依据规定，定期向当地档案馆移交。6．科技档案的接收问题，省直属机关有科技档案的37个单位，除建立专业档案馆的以外，其他单位的科技档案连同文书档案一并向省档案馆移交。至1986年底，省直一级厅局、自建国至“文化大革命”前的档案以及撤销机关的档案已全部移交进馆。从1987年起，省馆开始接收省直二级机构和部分企事业单位的档案。 关于“文化大革命”期间形成的档案的接收。1973年10月，安徽省革命委员会向各地、市、县革委会，省直各组、局发出了关于《“文化大革命”期间文书材料收集、整理的通知》。收集范围。凡是反映本地区本部门“文化大革命”面貌的有价值的材料，包括资料，都应列为收集范围。具体内容：1．原党委、“文化大革命”（1967年前党委领导下组建的“文化大革命”领导组织）开展“文化大革命”运动的材料；2．造反派冲击“资产阶级反动路线”形成的具有历史价值的材料；3．反映“文化大革命”的重大事件的材料；4．反映本地区革命群众组织实行革命大联合、“三结合”（注：三结合指：在文化大革命期间，各单位领导班子须由进驻单位的军代表以及本单位的革命领导干部代表和群众代表三方面组成。）的材料；5．反映本地区临时权力机构领导本地区人民“抓革命、促生产”形成的文件材料；6．反映本地区革命群众开展斗、批、改，贯彻执行中央各项方针政策活动形成的材料；7．反映本地区成立革命委员会和其他具有重要历史价值的材料。如遇有执行“资产阶级反动路线”“整群众”的材料，按1966年11月16日《中共中央关于处理无产阶级“文化大革命”中档案材料问题的补充规定》执行。 收集方法。收集“文化大革命”期间形成的文书材料，从摸清本地区“文化大革命”历史演变过程入手，结合现行机关文件的清理进行。要抓住重点，如对学习班、清查“五、一六”办公室等过去曾经集中过材料的单位和个人，应首先进行收集。 1983年1月13日中共安徽省委常委在讨论全省档案工作时提出要抓紧收集“文化大革命”期间档案材料。 1984年1月29日，中共安徽省委办公厅、安徽省人民政府办公厅批转了安徽省档案局《关于进一步收集“文化大革命”期间档案材料的意见报告》，《报告》中提出： “文化大革命”期间总指挥部、生产第一线指挥部、省军管会、省革委会及其各大组、小组在工作活动中形成的档案材料，是工作活动的历史记录，应由省档案馆接收保存。这一时期的档案材料凡带到厅、局并与厅、局文件合并组卷的，有关厅、局要把目录报送给省档案馆；凡是单独组卷或尚未整理的，要直接移交给省档案馆。省革委会人保组的档案材料，是省革委会档案不可分割的一部份，为维护省革委会档案的完整，根据国家档案局的有关规定，也应由省档案馆尽快接收。 “文化大革命”期间省暨合肥地区群众组织活动中形成的有参考价值的材料，包括群众组织成立的宣言、声明、组织系统、领导成员名单、反映群众组织活动的大事记、会议记录、谈判记录、请示、报告、讲话、各种小报、战报、传单、照片、录音以及上级对群众组织的指示等材料，均由有关收存单位或个人清理后，移交给省档案馆保存。 “文化大革命”期间，省军管会、省革委会专案组、审批组等关于“两案”受审查人员的材料，按照中办发（83）43号文件规定：“凡是由组织结论和给予处分的，其主要材料（包括证明材料）均应归入案件档案，在干部档案中只保存一套组织结论、调查报告和个人检查材料。”案件档案不同于保存在组织、人事部门的干部档案，中共中央纪律检查委员会和国家档案局1980年11月10日中纪发〔1980〕40号文件指出：“对于保存在纪委（监委）的案件档案，应按照中发〔1979〕81号文件规定的精神，作为文书档案整理、保存。”根据上述有关规定，“文化大革命”期间省级专案组审查的案件档案及其有关的文书档案以及原把案件档案作为干部档案清理出来准备销毁而未销毁的，有参考价值的材料，统由现在案件档案的保管单位清理后向省档案馆移交。 “三支两军”（注：“三支两军”指支工、支农、支左，军管、军训。）工作中形成的档案材料，凡属于反映地方工作活动的材料，由军区清理后，向省档案馆移交；属于反映部队内部活动的材料，由省档案馆或省直有关单位清理后，向省军区移交。 省直各单位，各大学都要立即对“文化大革命”期间的档案材料进行彻底清理，并按照上述意见，于1984年3月底以前办完交接手续。省档案馆拟派人到合肥工业大学、省公安厅等单位重点收集。各单位保管“文化大革命”期间的档案材料，要严加管理，一般不得擅自对外提供利用。省档案馆对外提供利用，必须经过省委负责同志批准。 全省各级均组织有关部门，成立专门班子或指定专人负责，对“文化大革命”中形成的档案材料进行了认真的收集、清理、鉴别，并分别情况进行了处理，对属于归档范围的进行了立卷归档。 在此基础上，省档案馆先后接收了省革委会政工组、办事组、生产指挥组、省委清查“五、一六”办公室、省革委会毛泽东思想学习班（即万人学习班）等单位“文化大革命”期间形成的档案、资料5000余卷册。还及时地将“三支两军”和群众组织形成的有参考价值的材料以及部分红卫兵小报、传单等收集进馆。 省档案馆在恢复、整顿以后，经过不断的努力，馆藏量与日俱增，1980年只有2万余卷，1985年底馆藏已达12万多卷、资料5万余卷册。截至1992年底，省档案馆馆藏量已达300599卷册，其中档案246个全宗，182485卷册；资料14217种，118114卷册。馆藏内容也日渐丰富，除文书档案外，已有各种门类、不同载体的科技档案专门档案和声像档案，改变了以往单一的文书档案的状况。 各地市县档案的接收工作。至1963年底，全省各地市县档案馆共接收档案57万余卷。80年代以后，全省的接收工作才逐步趋于正常。为加快接收档案的步伐，省档案局于1984年5月发出《关于加速丰富各级档案馆馆藏档案、资料的通知》，并下达了档案进馆指标。各地市县档案馆根据省档案局的要求，结合本地的实际情况，采取多种方法进行接收和收集工作，并取得可喜的成绩。据1985年底的统计，省下达全省接收档案任务为36．9万卷，实际完成接收任务为581332卷册。 安徽各地市（含所属县市）档案局（馆）完成接收档案任务情况表  说明：各地市档案馆数不包括专业馆 安徽各地市县档案馆从1986年开始。陆续接收地、市、县直一级机构和二级机构及企事业单位的档案，农村区社的档案以及各级撤、并机关的档案。有的县馆还注意收集了具有地方特色的各种专门档案。如歙县老胡开文徽墨厂、歙砚厂、竹编厂和古典园林砖雕建筑队的档案资料；还收集了徽商、徽州文化方面的档案资料等；祁门的瓷器、红茶档案；泾县宣纸档案；六安、舒城、霍山等县的绿茶档案等等。 |
