档案整理工作包括区分全宗、分类、组卷、卷内文件排列、抄目、案卷的装订编目、排列等。 一、机关档案室的档案整理 建国初期，没有建立起严密的立卷归档制度，多数机关是文件谁办理谁保存，不能及时整理归档。 1956年9月，中共安徽省委批准制定了《省委机关文书处理和档案工作施行细则》，其中对文书立卷工作作了具体规定：“处理完毕的文件材料，均应及时汇交本部门的文书处理科、组统一立卷，任何单位或个人均不得保存。”从此，文书立卷归档作为机关工作的一项重要制度确定下来。 1956年9月，中共安徽省委办公厅召开全省第一次党的机关秘书工作会议，开始贯彻实施中共中央办公厅“文电合一”管理方法。即在党委机关，把密码电报和文件一起，由主办单位统一处理，统一立卷、归档。绝密性质的文电单独立卷保存。从而改变了过去文、电分别处理、立卷归档的做法。 政府系统于1954年开始试行文书处理部门立卷，到1956年底，全省已有40多个机关实行了文书处理部门立卷的制度。文书处理部门立卷，基本上有三种形式。一是文件材料分别由机关各单位负责立卷，即分散立卷；二是由机关办公室集中立卷，即集中立卷的办法；三是机关有条件的处、室单位，由单位立卷，条件不具备的，则由机关办公室或档案室代行，即是混合立卷形式。三种办法，各有利弊，都有采用。一般说，文件较少或集中处理文书的机关，可集中由机关办公室秘书部门立卷；文件较多，分散处理文书的机关，则分别由机关处、室立卷。省级机关由各处室立卷居多。地、市、县机关与省级机关有所不同，基本采取“三集中”（即集中文件、集中人员、集中时间），统一立卷后向档案室移交。区、乡（镇）等基层单位的文书立卷工作，则分别由各办公室档案人员负责。 机关档案室的整理工作、主要是根据上年末制定的立卷类目（即立卷方案）将机关办理完结的文件，及时对号入座，年终或第二年初进行调整、编目定卷。 二、档案馆的档案整理 〔区分全宗〕 机关单位的档案，首先要区分全宗。一个“全宗”的档案，是不可分割的整体，也是档案馆保管档案的基本单位。 1958年省委档案处开始着手制定“划分档案全宗暂行办法”。 1958年4月7日，安徽省人民委员会就“关于划分安徽省各级国家机关档案全宗的规定”向全省各级机关发布命令。 其命令指出：档案全宗的划分，既关系到档案材料的整理、鉴定和销毁，也关系到档案材料的管理、统计和利用。因此，确定档案全宗，是目前档案管理工作中亟待解决的重要问题之一。现特根据集中统一管理与便于利用的原则，以及照顾到当前机构经常变动的情况，对我省各级国家机关档案全宗的划分，作如下规定： （一）各级人民委员会及其工作部门的档案全宗问题 1．省、市、县、乡（镇）及市辖区人民委员会是一级国家行政机关，能独立行使自己的权力，具备了构成全宗的条件，应当各自构成单独的档案全宗。 2．专员公署是省人民委员会的派出机关，在行使自己的职权时，有较大的独立性，因此，可以单独的构成档案全宗。 3．省直各厅、局、处，委员会，根据中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民委员会组织法第40条的规定，它们能够根据法律、法令、人民委员会的决议、命令、上级机关的指示等，发布命令和指示，基本符合了构成全宗的条件，因此它们应当分别构成单独的档案全宗。 4．厅属的局、处、科、室，是厅内部的组织单位，它只能担负着全厅工作任务的一部分，独立行使自己的权力范围较小（处、科、室根本不能独立行使职权），因此，厅属局一般不能构成档案全宗；厅属处、科、室则根本不能单独构成档案全宗。 5．专署、市、县人民委员会所属的科、室、处、局是专署、市、县人民委员会的组成部分，在目前机构不断发生变化的情况下，除几个较大市的人民委员会所属局可以单独构成档案全宗以外，其他所属单位，一般的不能单独构成档案全宗。其所形成的档案，应成为专署、市、县人民委员会档案全宗的组成部分。至于专署、市、县人民委员会所属的公安局（处），因在工作上有其特殊性，可以单独构成档案全宗。 6．区公所是县人民委员会的派出机关，街道办事处是不设区的市人民委员会的派出机关，它们的独立性比较小，因此，它们所形成的全部档案不必另立全宗，可作为县、市人民委员会档案全宗的组成部分。 （二）其他国家机关和企业、事业机关的档案全宗问题。 1．省、地区、市、县人民法院和人民检察院，根据宪法和人民法院、人民检察院组织法的规定，它们都是独立的机关，能够行使自己的权力，应分别构成档案全宗。 2．省、专、市、县级的供销合作社、银行、邮电局，它们都能独立行使职权，应分别构成档案全宗。 3．中等以上学校、公司、厂矿、农场、拖拉机站、医院、图书馆、文化馆、剧院、剧团、电影院等企、事业机关，都应当各自单独构成档案全宗。 （三）关于各级临时性机构的档案全宗问题 凡临时性机构独立性很大，文件又多，可以单独构成档案全宗，否则，不能单独构成档案全宗，应作为主管机关或有关机关档案全宗的一部分。 1964年国家档案局拟定了《关于县级机关划分档案全宗的意见》，省档案局转发各县执行。 （一）县级党群系统下列机关的档案可以成立全宗。 中共县委员会（包括各部、委、室）； 县直机关党委（或总支）； 县委党校； 县政协； 县总工会； 县团委； 县妇联； 县工商联。 （二）县级政府系统下列机关的档案可以成立全宗。 县人民委员会（包括县人民代表大会和各科、室）； 各局、委员会； 人民银行县支行， 农业银行县支行。 （三）县级政府系统局、委、行的直属单位或派出机构，如税务局下的税务所；粮食局下的粮站；银行下的营业所等的档案，一般不另划全宗。 （四）法院、检察院的档案各自成立全宗。 （五）各企业、事业单位的档案分别成立全宗。如报社、学校、医院、文化馆、档案馆、广播站、气象站、各公司、供销社、手工业社、工厂、农场、拖拉机站等。 （六）临时机构的档案不成立全宗，作为有关全宗的一部分。 （七）合署办公机关的档案，可成立联合全宗。 （八）凡未列举的单位或今后机构有增减变化情况时，参照上述各点精神处理。 于此同时，安徽省档案局还拟制了《安徽省各级党政机关、企事业单位档案划分全宗的意见》： （一）各级党群系统 1．地、市、县委及其部、委、办等工作部门的档案，成立一个全宗； 2．各级直属机关党委、党校（含毛泽东思想学习班）、工会（含三代会）共青团委员会、妇女联合会、工商联合会、贫协的档案，分别成立全宗。 （二）各级国家机关 1．各级人民政府（人民委员会）及其工交、财贸、农林办公室的档案，可成立一个全宗； 2．各级人民代表大会常务委员会、政协委员会的档案，分别成立全宗； 3．各级委员会、厅、局，人民银行、建设银行、农业银行及其支行的档案，分别成立全宗； 4．各级人民法院，人民检察院的档案，成立全宗。 （三）各级企业、事业单位 大、中、小学校，科学院（科研所）、公司、厂矿、农场、医院、档案馆、图书馆、文化馆、剧院、剧团、电影院等企事业单位的档案，分别成立全宗。 （四）“文化大革命”期间，省、地（市）、县革命委员会（含四大组）的档案，单独成立全宗，起止日期可从1967年1月开始，到各级党政机关正式分开办公止。 （五）临时机构、派出机构、合署办公的机关。 1．一般临时机构的档案可不单独划分全宗，可归到主办单位单列一类保管；具有重大历史意义、任务特殊的临时机构（如选举委员会、四清工作团、老根据地建设委员会等）的档案，可单独成立全宗； 2．代表上级机关在一个地区全面行使职权或执行特殊任务的派出机构（如行政公署、区公所、安徽驻京和驻沪办事处等）的档案，可成立全宗；仅代表上级机关具体办理某项业务或具体工作的派出机构（如银行营业所、邮电所等）的档案，一般不成立全宗； 3．合署办公机关的档案可成立联合全宗。 （六）今后机构有增减变化情况时，其全宗划分可参照上述各点精神办理。 1981年1月，安徽省档案局举行全省档案业务研讨会，专门研究了“文化大革命”期间，省、地、市、县革委会和省、地、市、县委全宗划分问题。并向国家档案局作了报告。不久国家档案局向全国各省、市印发了这一报告。同时提出了《关于“文化大革命”期间省、地、县党政机关档案划分全宗的意见》： （一）“文化大革命”期间的档案是在这一特殊历史情况下形成的，为了保持这一历史时期的真实面貌，此间形成的党政档案作为一个独立全宗集中保管。这个全宗的起止时间大体可从1967年1月开始至各级党政机关正式分开办公为止。 （二）鉴于目前有的地方已将此期间的档案与政府或党委划为一个全宗，并已编目，不易再动的实际情况，也可保持现状，不作大的改动。 （三）对这一阶段的档案材料划分全宗应有一个文字说明，类似“全宗介绍”一样，以便为后人研究这段历史提供方便。 （四）省、地、县的所属机关和人民公社、厂矿、学校、企事业单位在“文化大革命”期间形成的档案，不单划全宗，应与“文化大革命”前同一机构的全宗联接起来。 （五）1964年《国家档案局关于县级机关的档案划分全宗的意见》仍适用，省、地机关档案划分全宗可参照这个文件的精神办理。 以上两个划分全宗的“意见”，省档案局一并下发各地、市、县贯彻执行。凡是过去没有划分档案全宗的，要按照这两个“意见”进行划分，划分全宗与两个“意见”不一致的，除国家档案局的“意见”中已经明确可不改动的以外，一般都应改变过来。在调整或改变全宗时，不要轻易拆卷。 在区分全宗过程中，对机构难以分开或档案过少的单位还可采用“联合全宗”、“全宗汇集”等形式确定全宗。对于一个机构几块牌子，一套班子，而档案又都无法分开的，即可成立“联合全宗”。对于一些档案特别少的，不便于单独按全宗来管理的，就可将性质或区域相近的全宗合为“全宗汇集”。对于一些旧政权档案和革命历史档案，有的县档案很少，构不成单独全宗的，就可按相近地区组成“全宗汇集”。对于一些无法确定其所属全宗的零散文件，也可按照一定的特点集中起来，组成“档案汇集”。 〔省馆几次大的整理活动〕 革命历史档案的整理：60年代初，省馆将建国后收集的档案原件和从中央档案馆复制来的复制件，按不同历史时期，不同区域组成160多卷，初步做到有规可循，有目可查。中央决定开放历史档案后，省馆又对部分分类、排列不合理案卷做了调整；对积存零散文件进行鉴定、分类、归卷。经过整理，原来的160多卷调整为210卷。1987年，省馆从省内外档案部门和社会上新征集到的4000多件档案，按照形成的时期和区域分类组卷，编目、排列。同时将馆藏全部革命历史档案，组成10个“全宗汇集”。 旧政权档案的整理：省馆共收存旧政权档案61806卷，前后进行过四次大的整理。1955年成立省清档办公室，从组织、人事、公检法机关集中百余人进行清理，这次清理是初步的整理，按档案形成单位、地区和大的类别初整成卷，并编制100多万张人名卡片。1958～1959年，省委及“五人小组”从省直和各地市抽调80名干部组成档案工作组，赴南京抄录旧政权档案614卷，制人名卡片16万张。同时补制省内旧政权档案人名卡片144万张。1968年，省军管会成立清档办公室，先后抽调300多人组建清档班子，对全部旧政权档案和报刊资料进行清查。以上三次大清理共编制人名卡、组织卡400多万张。1983年，正值全省编史修志需要大量利用档案，省馆发动全体人员进行第四次大整理，在维护原来案卷基础上，补编张号、抄制卷内文件目录和案卷卡片、重拟案卷标题、填写案卷封面，复印文件全引目录和案卷分类目录。经过这次的整理，基本做到卷内文件有目可查。 积存文件的清理：据统计，建国以后至1957年全省县以上国家行政机关，共有82万卷档案和1130万份零散文件未进行过整理，加上党、群、企事业、学校、公安、司法等部门数量就更多。 中共安徽省委办公厅于1957年4月召开档案工作座谈会，研究部署积存文件的整理工作。对不同保存价值的文件提出不同整理要求。凡保管10年以上的文件，都要进行分类、组卷、确定保管期限、编目、装订等；对保管期在10年以下的文件，可简单的加以整理、分类、排列、登记即可。各地根据不同情况，分别组织文档人员或抽调专门力量，进行积存文件的整理工作。为确保整理质量，省直及各地、市、县均组织有关人员，进行了业务培训，重点学习分类、立卷、鉴定等档案业务知识，进行立卷实习。 1957年省委办公厅即组织整理了1949～1955年积存文件，电报7万多份，各种零散资料30余万件。各地市县委机关也都先后组织力量，完成了积存文件的整理工作。 政府系统积存文件的整理：仅据省35个厅、局、8个专署市和48个县人民委员会不完全统计，当时积存文件就有10万多卷和100余箱文件需要进行整理。要在短期内完成如此庞杂的文件整理和鉴定工作，是困难的；因此采取概括档案和文件现状，提出不同的整理要求，首先已初步整理过的文件，质量基本符合要求的维持原状；不完全符合要求的适当调整；完全不符合要求的和没有整理的，一律重新整理。1958年基本整理完毕。 到1958年年底，全省先后共组织3万多人，整理积存文件74217968份，组成1391819卷。积存文件的整理工作至此告一段落。 1960年5月20日，安徽省档案管理局在地、市档案科、馆长会议上传达了中央“以党的方针政策为纲整理档案”的指示精神，并提出：“在以党的方针政策为纲的思想指导下，以‘问题特征’为主，结合其他特征立卷；并在保持文件之间紧密联系的原则下，照顾文件的数量和价值，进行适当的分级组卷”的立卷原则。会后，全省各地档案部门，对不符合要求的案卷进行了调整，仅省馆当时就调整了2万多卷。 档案的精炼调整，是从1965年开始，根据国家档案局在杭州召开的档案战备精炼座谈会议精神，将原来62096卷档案精炼调整为19737卷，虽然案卷质量得到一定程度精炼，但档案数量却大为减少。精炼调整中也出现一些问题，档案的原基础被打乱，也有把不该剔除的剔除掉了。1979年，省馆对被精炼剔除的档案，重新复查鉴定、组卷、抄目，直到1981年才告一段落。 “文化大革命”期间，又形成了大量的积存零散文件，档案机构恢复后，全省又进行了积存档案、文件的清理、鉴定、归档、移交的工作。安徽省档案局在全省县级实行了集中清理的办法，让移交单位派整理人员带上应整理移交的档案、文件，在档案馆指导下进行档案的加工整理，使移交机关保证了档案整理的质量和提高了工作效率，顺利地完成了整理、移交档案的任务。这种方法受到县级机关档案部门普遍欢迎。 |