建国初期，各机关单位的档案保管工作条件差，管理比较混乱，虫蛀、鼠咬、潮湿霉变的现象时有发生。1956年省档案馆筹备处成立后，加强了全省档案保管工作的监督与指导，制定了规章制度，提出了档案保管工作“以防为主，防治结合”的方针。1958年以后，省地（市）县档案馆相继成立，普遍加强了档案的保管工作。档案的保管条件和技术保护设施有所改善。 一、档案保管设备 〔档案库房〕 省档案馆筹备期间，暂设在省人民政府院内，面临长江路的一幢三层小楼内，库房也只有近10间。1959年省档案馆成立后，搬迁至中共安徽省委院内，虽经几次调整库房，仍较紧张，5万余卷旧政权档案长期存放于阴暗潮湿，条件较差的地下室。1981年，建成安徽省新的档案馆大楼。该楼位于省委院内，建筑面积5845平方米。从此，省档案馆有了专门保管档案的基地。1989年省馆又扩建1825平方米的科技楼。 从80年代开始，各地市县档案馆采取自筹省助的办法，大部分也都建造了新馆库，新建的档案馆基本符合国家档案局制定的建筑规范要求。截止1992年底，全省综合档案馆102个，总面积90085平方米，其中库房面积为49099平方米。 〔档案装具〕 50年代以前全省各级档案部门大多是木质装具，不少是利用旧的文件柜、箱存放档案，规格不统一。60年代，因战备需要，省、地、市以上档案部门添置了档案战备柜、战备箱。80年代以后，随着国家经济的不断发展，木质柜逐渐被铁皮柜所代替。铁质柜防火、防潮、经久耐用。安徽省档案馆、省公安厅档案馆等单位还安装了密集架。 〔案卷包装〕 档案以卷为单位保存，每卷以卷皮包装，用以保护档案。建国初期，档案的包装材料较差，大小格式不一。后随着文件规格的标准化，卷皮的样式规格也逐渐固定下来。 1964年，安徽省档案馆为适应以件为单位装订，便于保密和利用，设计一种硬纸壳案卷盒，根据案卷文件的多少，厚度分为2厘米、1．5厘米、1厘米三种规格，实践证明，此种改革，简便易行，且利于档案的保管利用和保密。此后在全省普遍推广，甚受欢迎，一直沿用至90年代。 80年代后，除绝大部分为纸质包装材料外，又出现了塑料、人造革等包装材料；珍贵的档案资料有的还用布、绒、丝质材料的卷盒保存。 二、档案的管理 〔库房的编号与全宗的排列〕 安徽省档案库房的编号，有两种方法，一种是为所有的库房编一个总的顺序号；另一种是根据库房的分区、分层编号。馆内档案以全宗为单位排列，一个全宗的档案一般都集中在一起，不同载体，不同保管期限的档案亦可分别保管。 〔档案存放地点索引〕 为便于掌握档案的存放情况，必须编制存放索引，按其作用分为两种： 一是以全宗为单位，注明档案存放地点，此类档案存放地点索引卡片栏目包括：案卷目录号、案卷目录名称、目录中案卷起止号、楼层、存放房间、存放档案柜、栏格等等。 二是以档案库房和档案架（柜）为单位，指明各库房保存档案情况，此类档案存放地点索引卡，包括楼层、房间、档案架（柜）、栏格、全宗号、存放档案全宗名称、存放档案案卷目录号、案卷名称、目录中案卷起止号数。 安徽省档案馆主要采用簿册式索引卡；地、市、县档案馆以示意图为主。 〔全宗卷〕 档案馆每个全宗都要建立全宗卷，记载立档单位和全宗历史演变情况。为保存和管理某一全宗而形成的全宗历史情况的文件材料，组成的专门案卷就是“全宗卷”。它包括：移交和接收全宗的文据、立档单位和全宗历史考证，全宗整理工作方案，全宗内档案数量和状况的检查登记表册，档案销毁清册，全宗介绍，全宗指南等。“全宗卷”内的各种材料，一般都由立档单位档案部门编写，随全宗档案一并移交进馆。安徽省各级档案馆都普遍建立了“全宗卷”。 三、档案保护技术 安徽省档案馆于1988年成立了科技处，对全省的档案技术保护工作进行监督和指导。全省各级档案馆都对库房温湿度控制、档案害虫防治、破损档案修复等做了大量的工作，不断地改善保管条件。 〔控制和调节库房温湿度〕 档案保护工作的重要一环是控制和调节库房内的温湿度，以减少不适宜的温湿度对档案的影响。温度要求14—24℃，相对湿度要求45～60％，为及时掌握库房温、湿度情况，各级档案馆（室）都采用各种科学仪器进行了测定和统计。降温的办法有自然通风和机械通风，全省大部分档案馆均采用自然通风的办法。也有个别档案馆实行机械通风。 去湿问题，五、六十年代多数馆室在库内放置一定数量的木炭、生石灰、氯化钙。70年代以后，普通采用去湿机。条件较好的单位，增添了空调等现代化设备，以调济库房温湿度。夏季高温高湿天气，空调的效果更为明显。 〔害虫和霉菌的防治〕 在安徽地区，尤其是沿江和皖南地区，梅雨天气较长，空气潮湿，利于害虫和细菌的生长。常见的霉菌有黄曲霉、青霉、毛霉等；害虫常见最多的是毛衣鱼、花班皮蠹、书虱、蟑螂等。皖南、安庆等地区还发现了白蚂蚁。防治的方法50～70年代主要采用樟脑丸、樟脑精，省档案馆还曾用过福尔马林进行库区消毒。防虫、灭虫效果均不理想。1964年省馆从皖南等地接收了大量的历史档案，霉菌较多，还发现有白蚂蚁的遗迹，采取的防治办法是，先不入库，放置远离库区的房子里用六六六粉撒熏，封闭1～2个月后，再整理入库上架。80年代试用中草药和化学药剂（如香草、甲醛、溴甲烷、灭害灵、氰氟菊酯等），进行消毒和灭虫。90年代开始试用微波辐射杀虫。此法可使文件材料内外受热均匀，杀虫快；但微波炉较昂贵，未普遍推广应用。 〔档案的修裱与复制〕 由于过去档案保护条件差，一些历史档案又遭到人为的和自然的损害，年代久远的重要档案都有不同程度的破损、霉烂和退变。60年代中期省档案馆曾购置一台缩微反拍机，对中共安徽省委重要文件进行缩微复制，“文化大革命”被迫中断。60年代末安徽省公安厅档案科曾采用老式的水银显影复印机，对部分旧政权档案进行复印。1983年旧政权档案全部移交省档案馆时就发现有的复印件已退色变黄，字迹有的已不太清晰。80年代后，省档案馆科技处设立裱糊、缩微、微机和复印室，派人到北京、上海等地学习丝网膜单面和双面托裱技术。至90年代初修裱历史档案约20万页。同时还为全省各地培训了一批托裱技术人才。近来省馆还成功研制出机械托裱机，现正筹划批量生产。省档案馆还从香港引进现代缩微设备，按照《档案缩微标准》的要求，已拍摄历史档案“民国安徽省政府公报”和中共安徽省委全宗数百卷档案。省馆还添置了电子计算机对文件目录进行输入，为自动检索创造条件，购置了静电复印机，除为调阅档案复印了大量文件材料外，还复制了“民国安徽省政府公报”3000余期，近20万张，省馆革命历史档案也全部进行了复印。 四、档案管理的标准化、现代化 档案管理标准化，就是按照国家制定统一的规范和标准，采用现代科学技术手段，逐步提高档案整理、编目、统计、复制、保管、检索、利用等项工作科学化、自动化水平。 档案管理标准化工作，在50年代，对文件格式、案卷规格和档案保管期限标准等虽作过一些规定，但仍缺少全国统一的标准，所编制的检索工具尚不统一，也不够科学，这对应用电子计算机和缩微技术，实现档案管理自动化就十分困难。80年代开始，安徽省档案局制定了“案卷质量八条标准”，对档案划分全宗、分类、编号和案卷封面、目录、卡片格式等都作了统一规定。各级档案部门都采用省档案局统一印制的目录、卡片、卷皮和经省档案局监制的档案橱柜装具。1988年国家档案局制发《机关档案工作业务建设规范》，省档案局1990年制订了《安徽省各级综合档案馆建设规范》。 1985年至1989年，安徽省档案馆进行《档案著录规则》试点，管理处结合馆藏情况，分别拟制了《安徽省历史档案检索分类表》和《建国后档案分类表》。根据两个分类表，对全部历史档案进行了整理编目制卡和分类；编制了建国后中共安徽省委等重要档案文件级著录卡片100多万张。 |