档案行政管理部门和专业主管机关管理档案事业的一项很重要的职能是，制订档案工作标准并监督、指导实施。 1987年，国家标准局在关于档案工作方面国家标准、专业标准审批程序的复函中明确指出：档案工作方面的国家标准应纳入国家标准局制订、修订国家标准项目计划，由国务院有关部门负责提出草案，经国家档案局同意后，报国家标准局审批、发布。档案工作方面的专业标准审批程序，按国家标准局颁发的《专业标准管理办法》的规定办理，并由国务院有关主管部门报国家档案局备案。 一、档案著录标引 《档案著录规则》是档案工作第一个国家标准。它是在国家档案局组织成立的全国档案工作标准化领导小组的领导下，由档案著录标准化小组于1983年5月着手起草的。该标准依据了国家标准《文献著录总则》的原则要求，经多次修改定稿，于1985年5月10日，由国家标准局发布，编号为GB 3792·5－85。 档案著录是在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。档案著录的标准化是实现档案工作现代化的基础之一，其目的在于建立健全国家统一的档案检索体系，开展档案的报道和交流，充分发挥档案的作用。 《档案著录规则》分引言、名词术语、著录项目、标识符号、著录格式、著录详简级次、著录文字、载体类型标识、著录来源和著录项目细则十个部分详细规定了档案著录业务的各项标准。 为适应档案著录标引中分类标引和主题标引的需要，《档案著录规则》出台同时，国家相继出台了两个标准化配套项目。一是《中国档案分类法》，于1983年开始编制，1985年10月，经全国文献工作标准化技术委员会第五分会审议，1987年4月出版试行。二是《中国档案主题词表》，于1986年7月开始编写，共收录档案主题词27288条，1988年出版试行。这两个配套的标准化项目，拟在试行并修订后作为档案专业标准发布。 根据国家档案局关于进行档案著录试点工作的要求，安徽省档案局于1985年4月18日至5月17日，用一个月的时间，组织省科委、省卫生厅及合肥、芜湖、安庆等地、市档案局的13位业务干部，集中在省档案馆开展了著录试点工作，对省人民委员会1963年105卷永久保管的档案进行了著录，共著录案卷级条目105张，文件级条目1472张。参加试点的档案干部还参观学习了江苏省档案馆、中国第二历史档案馆等单位的档案著录和档案计算机检索系统，初步掌握了著录规则。 1987年10月，国家档案局在屯溪市召开《中国档案主题词表》定稿会，省档案局专门印发通知，要求各地、市填报了《安徽省档案主题词表附表项目填报表》。省档案馆结合馆藏情况，分别拟制了《安徽省历史档案检索分类表》和《建国后档案分类表》，并根据两个分类表，对全部历史档案进行了分类、编目、整理；省档案局馆职工利用业余时间，填写了中共安徽省委、省人民政府等重要全宗档案文件级著录卡片100万张。 1990年9月4日至11日，省档案局在合肥举办了全省档案著录标引培训班，集中培训了各地、市档案局业务指导科长和管理科长，推动了全省档案著录工作的发展，各地、市、县档案局相继开展了著录工作，省科委、马钢公司档案馆等一大批机关、企事业单位档案机构也陆续开展了这项工作。 二、档案馆建筑设计 为确保档案馆建筑设计的质量，适应永久保存档案的需要，国家城乡建设环境保护部、国家档案局于1986年制订并颁发了《档案馆建筑设计规范（试行）》，标准编号为TGJ25－86。该标准将档案馆库分为特级、甲级、乙级、丙级等4个等级，分别就地基和总平面图，档案库房、查阅档案用房、业务和技术用房、办公和辅助用房的建筑、结构，档案防护、消防疏散，以及电气设备等作了相应的规定。 安徽省档案局在该项标准颁发后，相继安排专人对池州、巢湖、五河、青阳、宁国等10多个地、市、县的新建、改建、扩建综合性档案馆的设计、施工建设进行了审查和检查，并提出了改进意见。 三、档案案卷质量 各类档案管理的基本单位是案卷，案卷质量和规格的标准尤其重要。1988年，国家技术监督局批准发布了《文书档案案卷格式》标准，编号GB 9705－88。为执行这一标准，安徽省档案局结合贯彻《机关档案工作业务建设规范》，统一全省文书立卷的做法，专门编印了《文书立卷》手册，并于1989年1月12日至16日，在合肥举办了文书立卷培训班，接着在3、4月间于安徽省粮油食品局开展了文书立卷改革试点，在省粮油食品局文书立卷改革获得成功后，省档案局又于1989年9月向各地、市、县及省直各单位印发了试点工作总结，进一步推动了全省文书立卷标准的开展。据统计，1989年以后，全省绝大多数机关、企事业单位都执行了《文书档案案卷格式》标准。 1989年10月，国家技术监督局又批准发布了有关档案案卷质量的另一个标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》，编号是GB／T 11822－89。安徽省档案局结合企业档案管理升级、科技事业单位档案管理升级；以及重点项目档案管理竣工验收活动，要求各地认真贯彻这一指导性标准，安徽省档案馆服务部专门监制了符合标准要求的卷盒、封面、目录、备考表，加速了标准化的进程。 1989年，国家技术监督局还批准发布了《照片档案管理规范》，编号是GB／T 11821－89。分别对照片与底片的立卷整理规定了标准。1992年2月21日，安徽省档案局制定印发了《安徽省声像管理暂行办法》，对声像档案的归档、整理等一系列业务环节做了具体的规定。 |